増えていく名刺の整理はスキャンスナップとエバーノートで。

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おはようございます。
ライフオーガナイザーの有馬記子です。

「名刺がたまっているけど、捨てられなくて困っている!」
「あの人にお礼状を送りたい。名刺はどこにある?」
「仕事の電話をかけたいけれど、外出先で名刺がないから番号が分からない!」

そんな経験はないでしょうか?

私はスキャンスナップとエバーノートを使うことで、名刺の情報をどこにいてもすぐに取り出せ、かつ増え続ける名刺を捨てることができるようになりました。
今日はその方法をお伝えしたいと思います。

起業してから3年が経ちました。
いろんな方と出会う機会が増えるにつれ、名刺もどんどん増えていきます。

増えていく名刺の整理はスキャンスナップとエバーノートで。

最初の頃、私は名刺をフォルダーに入れて管理していました。
しかし、あっという間にパンパン!入り切らない名刺は、引き出しのBOXの中へ収納していました。

FacebookをはじめとしたSNSで簡単に繋がることができるので、「不要なのでは?」と思えた名刺ですが、住所や連絡先などの情報が書かれているため、やはり大事なツールの1つ。

「いつか必要なときが来るかも」という不安から、名刺を捨てることができません。
そうすると、収納スペースをどんどん占領していきます・・・。そのことに、私自身とてもストレスに感じていました。

私にとって理想とする書類の整理収納法の条件は2つ。

①収納スペースに困らない
②必要なときにすぐに取り出せる

この2つの条件を満たし、収納問題を解決してくれる方法がないか、模索することにしました。

そんなある日、紙や書類は「クラウド」へ情報を保存できるということを、あるブログの記事で知りました。「クラウド」とは「クラウドコンピューティング」の略で、インターネット上に文書やメモ、写真などを保存できるサービスです。

記事を読みながら、私にとって大切なのは「紙」ではなく「情報」ということに気づきました。インターネット上のどこかに名刺の情報が残っていれば、紙を減らすことができる!

そこで、さっそくあるアイテムを購入。

増えていく名刺の整理はスキャンスナップとエバーノートで。

「富士通」のドキュメントスキャナ 「ScanSnap (スキャンスナップ)」です。

スキャンスナップは、写真のように名刺を1枚ずつスキャンすることができ、たまっていた大量の名刺を簡単にスキャンできます。

しかも、読み込んだ情報をあっという間にデータ化してくれ、Evernote(エバーノート)というクラウドサービスと連携させれば、そこに自動的に保存してくれるのです。

増えていく名刺の整理はスキャンスナップとエバーノートで。

このアイテムとクラウドサービスを利用することで理想の収納方法が実現しました!

①収納スペースに困らない
⇒ 名刺の情報がデータ化されることで、必要なデータはクラウド上に残ります。そのため紙は捨てることができ、収納スペースが不要に!名刺をファイリングする手間も省けます。

②必要なときにすぐに取り出せる 
⇒ エバーノートは検索機能に優れているので、必要なキーワード(名前や会社名など)を入力するだけですぐに探していた名刺が見つかります。1枚1枚名刺をめくるよりも探すことがずっと簡単! 
また、iPhoneやスマホのアプリと連動しているので、外出先でも名刺の情報を得ることができます。

私はこの方法で「名刺を保管するスペース」だけでなく、「名刺を探す無駄な時間」と「ストレス」を減らすことができました。

あなたは生み出された時間で何をしますか?
何をしたいですか?

心地いい暮らしづくりに役立てれば嬉しいです。

ライフオーガナイザー 有馬記子
ブログ:Life & Photo studio CHEESE

【参考】
Evernote
ScanSnap (スキャンスナップ)| 富士通
 

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