収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」(前編)

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おはようございます。
ライフオーガナイザーのさいとう きいです。

先日、「片づけ収納ドットコム」の編集チーム3名(会田さん、白石さん、わたし)で、「一般社団法人 日本アンガーマネジメント協会」様のオフィスオーガナイズに伺いました。その様子を前編・後編に分けてご紹介します。

日本アンガーマネジメント協会のオフィスは東京都港区。オフィスにいらっしゃるのは、代表理事である安藤俊介さんと、スタッフのOさん、Tさん、Sさんの4人です。

さっそくヒアリングを行って課題を整理し、

■1 ものが点在している →空間を仕切る、ものをまとめる(移動する時間を減らす)
■2 ものの定位置が決まっていない →定位置を決める(ものを探す時間を減らす)
■3 ものの保管ルールが不明瞭 →ルールを決めたうえで、保管期間内のものの一時置き場を設ける(ものを管理する時間を減らす)

を改善することを、「ゴール」として設定しました。

■1 ものが点在している:ビフォー

日本アンガーマネジメント協会のオフィスは、大きく分けて3つのスペースで構成されています。1)管理者スペース(安藤代表の執務スペース)、2)事務スペース(スタッフの執務スペース)、そして3)来客スペースです。

ビフォーでは、読書家の安藤代表が読み終えた本や、協会でつくったオリジナルグッズなどが、1・2・3すべてのスペースに点在していました。同じグループのものを取り出すため、あちこち移動する時間がかかっています。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

点線で囲ったところは、1)管理者スペース、2)事務スペース、3)来客スペース。入り口に立ったとき最初に見える場所(フォーカルポイント)は、グリーンの矢印の先。

こちらです:

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

2)事務スペースと3)来客スペースが重複しているため、本来ならお客様に見せたくない資材や文具などが目に飛び込んできてしまいます。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

1)管理者スペースのデスクに座った安藤代表が視線をあげると、2)事務スペースから溢れて仮置きされている書類やオリジナルグッズなどが目に入ります。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

画像奥にある3)来客スペースから2)事務スペースがよく見えてしまうため、来客中はスタッフも落ち着いて仕事ができませんでした。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

3)来客スペースの正面には、1)管理者スペースと2)事務スペースで使うものを収めたキャビネットが。来客中はものを取り出すことができません。

■1 ものが点在している:アフター

1)管理者スペース、2)事務スペース、3)来客スペースがなるべく重複しないよう、空間を区切りなおしました。また、それぞれのスペースで使うものの収納を同じ場所にまとめることで、移動する時間の節約を目指しています。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

1)管理者スペースと2)事務スペース、それぞれが使うキャビネットを切り分けました。スタッフのデスクとキャビネットは、各人が管理するものにアクセスしやすい配置に。3)来客スペースからはキャビネットをなくしています。

グリーンの矢印の先は:

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

オープンシェルフは目に付きやすいため、「飾り棚」として額や雑貨を少しだけ並べました。ここが整っていると、「片づいているな」という第一印象になります。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

1)管理者スペースと2)事務スペースを縦に配置することで、スタッフが振り向いたり机を回り込んだりしなくても、安藤代表と打ち合わせができるようになりました。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

画像奥にチラッと見えるのが、新しい3)来客スペース。パーティションやキャビネットでコンパクトに区切って、窓際に2)事務スペースで使うものの収納場所を確保。1)管理者スペース、2)事務スペースにいる人が、来客中でも仕事に集中しやすい配置です。

収納用品も収納家具も買わずにどこまでできる? 時間を生み出す「オフィスオーガナイズ」

3)来客スペースを区切るために使ったキャビネット(画像左の腰高の家具)は、扉を窓側に向けています。来客中でも、スタッフがものを出し入れできるようになりました。

ここまでのオーガナイズは、家具の配置を変えただけで、何も新しい収納用品や家具などを買い足さずに行っています。一緒に使うものがあちこちに点在している場合、「役割ごとに空間を仕切る」「ものをまとめる」だけで、移動する時間をうんと減らすことができると、スタッフの方にも実感していただくことができました。

この時間節約術はオフィスだけでなく、一般のご家庭でも使えます。「家事をしながら移動している時間が長いな」と感じる方は、ぜひ一度見直してみてくださいね。

次回は「後編」として、
■2 ものの定位置が決まっていない
■3 ものの保管ルールが不明瞭
のビフォー・アフターをご紹介いたします!

あなたは生み出された時間で何をしますか?
何をしたいですか?

心地いい暮らしづくりに役立てれば嬉しいです。

【取材協力】
一般社団法人 日本アンガーマネジメント協会
日本アンガーマネジメント協会は、ニューヨークに本部をおく「ナショナルアンガーマネジメント協会」の日本支部です。ナショナルアンガーマネジメント協会(NAMA)はニューヨークに本部を置く世界最大規模のアンガーマネジメントの国際団体です。NAMAでは、より健康的な生活、住みやすい社会の実現のためにアンガーマネジメントのプログラム開発、社会貢献活動、プロフェッショナルの育成などを行なっています。

開催予定のイベント:
AM-event-20160319

日本アンガーマネジメント協会では、育児中の方や、子どもの教育に関心をお持ちの方に役立つイベントを開催予定です。詳しくは、「イライラしない子育てシンポジウム ~アンガーマネジメントとアドラー心理学に学ぶこれからの子育て〜」で。

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