今年もあと2カ月! やりたいことをやり切るためのタスク管理法

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おはようございます。
ライフオーガナイザーの長谷部敦子です。

先月10月のテーマは「手帳の選び方・使い方」。そこでご紹介した「パッと見で使える時間がわかる手帳の使い方」で随分先送り癖はなくなりました。とはいえ、「やりたいこと、全部できている?」と聞かれたら、答えは「NO!!」。今回は、まだ詰めの甘さを感じていたタスク管理に新たに投入したアイテムをご紹介します。

■先送り回避の鍵は「今しかない!」を実感すること

これまで、タスクの「締切」はマンスリーで、具体的に「いつ、何をするか?」はウィークリーバーチカルで管理をしていました。

今年もあと2カ月! やりたいことをやり切るためのタスク管理法

ウィークリーバーチカルの弱点は、月全体を把握するためにページをめくる必要があること。見えないと“なかったこと”になる私の思考癖が災いして、「今週中に必ずやるぞ!」と思っていたはずのタスクも、ついつい「今週は忙しいから来週に回そうかな」と、得意の先送り癖が出てきてしまいます。

「今やらなきゃ間に合わない!」「あとでやる時間はもうない!」という現実を実感することが、先送り癖回避の鍵。とはいえ、月全体が把握できるマンスリーページは既に書き込みでいっぱいです。そこで、手帳から離れ、エクセルで管理してみることにしました。

■ポイントは「見える化」「ゆとり」「振り返り」

今年もあと2カ月! やりたいことをやり切るためのタスク管理法

こちらをクリックで拡大して見ることができます。

まずは手帳から締切と予定をエクセルに転記。既に予定が入っている日と土日祝はグレーで塗りつぶしてしまいます。そうすることで、自分が自由に使える時間が一目でわかります。これだけでも、自分の持ち時間が少ないことを今まで以上に実感することができました。

次に、締切や優先順位を考えながら、空白部分に細分化したタスクを入れていきます。予定を立てる段階では、土日祝日と平日の朝・夜はアテにしません。子どもの発熱など急なアクシデントがあったとしても、“ゆとり”があることで、「この時間があるから挽回できる」そう思える安心感に繋がっています。

タスクが完了したら、一目で完了したことがわかるように、文字をグレーに。進捗状況が一目でわかるようにしておきます。<結果>にはその日にやったことを入力。予定だけではなく、実際にできたことを結果として記録しておくことで、予定どおりに進まなかった場合の原因を知る手がかりにもなります。

■見る手間をなるべく減らして習慣化

今年もあと2カ月! やりたいことをやり切るためのタスク管理法

エクセルファイルはDropboxに保存し、パソコンのデスクトップ画面にはファイルのショートカットを作成。パソコンを立ち上げたときには、必ず、一緒にエクセルファイルも開くようにしています。外出先でも移動中などにスマホでエクセルファイルを開いて確認できるように。

小さな工夫ですが、いつでもどこでも開きやすくし、目に触れる機会を多くすることで、習慣化しやすくなるよう心掛けています。

エクセルで管理するようになってから、毎日タスクに追われるように過ごすのではなく、自分でコントロールしている感覚を味わえるようになりました。必要以上に焦る気持ちがなくなり、目の前のことに集中できるのは精神衛生上とても良いと実感しています。

あなたは生み出された時間で何をしますか?
何をしたいですか?

心地いい暮らしづくりに役立てれば嬉しいです。

ライフオーガナイザー 長谷部敦子
ブログ:生き方デザイン練習帖 

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