【フリーランスの経理書類保管】こまかいことは一切なし!1年1ケースのざっくり保管


おはようございます。
ライフオーガナイザーの中村佳子です。

2月。私のようにフリーランスで働く身には少し心落ち着かない季節。

【フリーランスの経理書類保管】こまかいことは一切なし!1年1ケースのざっくり保管

「前年度に得た所得を計算して、納税額を確定させる」確定申告の締め切りが、3月15日に迫っているからです。

経理書類にはさまざまな種類があり、保管期限が定められています。でも、保管方法のルールはありません。(個人情報が含まれている場合はのぞきます。)量も、棚を買うほど多くはないですし。
そこで、今日は私が取り入れている「経理書類の保管方法」をご紹介します。こまかいことは一切なし、ざっくりだけどしっかり保管のルールです。

■目的は“保管”!こまかい整理収納は望みません!

フリーランスになって7年。一度も過去の経理資料を見直したことがありません!子どもが昔の教科書を見ないのと一緒です(笑)。

この季節になると「去年ってどれくらい稼いだんだっけ?」と気になることもありますが、それがわかる「確定申告書」はデータでパソコンに保存しています。

なので、こまかく分けたり、出し入れのしやすさを追求する必要はなし。
いざというときにすぐに出せるように、わかりやすくどこかにしまい込むことができればOKとなりました。

■保存期間に合わせた7つのケース

確定申告には白色申告と青色申告の2種類ありますが、書類の保存期間は両方最長7年。終わったからと言って、すぐにぽーいと捨てられるものではありません。

ざっくりと言うと、帳簿など重要な書類は7年間、納品書など重要度が低い書類が5年間。でも、見返さないのでそこをこまかく分ける必要はなく、「7年保管すれば、取りこぼしないでしょ?」のまとめて保管です。見直す必要があるときは「〇〇年の帳簿…」と年度で探すと思うので、1年分をまとめて保管することにしました。

ダイソーの書類ケースを7つ用意し、1年1ケースです。

【フリーランスの経理書類保管】こまかいことは一切なし!1年1ケースのざっくり保管

経理処理が終わったら、中身はこまかくファイルに分けるなどはせず、どさっと。領収書は経理処理するときに月別に袋に分けたので、その袋ごとケースに入れています。

【フリーランスの経理書類保管】こまかいことは一切なし!1年1ケースのざっくり保管

どさっといれたので、A4用紙で表紙を作ってごまかしています。ラベルでいいので、何年度のケースなのかはすぐにわかるようにした方がいいですね。

【フリーランスの経理書類保管】こまかいことは一切なし!1年1ケースのざっくり保管

実は、あとから「開業届などの資料を一式まとめるケースも欲しいな」と思って、1つ買い足したので、今は8つになっています(100円ショップは買い足そうと思ったら廃番というのがよくあるので、必要な人は最初にそろえることをおすすめ)。

■すべてはボックスにひとまとめ

ケースはすべてボックスに入れて、「このボックスさえ持ってこれば経理処理が揃う!」という状態に。こうすることで、ふだんは納戸やクローゼットの上など取り出しにくい場所にしまっても大丈夫です。

【フリーランスの経理書類保管】こまかいことは一切なし!1年1ケースのざっくり保管

ちなみに、私が使った書類ケースは、おなじみの収納グッズ「バンカーズボックス」にぴったり収まるサイズ。ざっくり収納だけどここだけは、グッズ選びのこだわりポイントでした。

ルールがはっきりしないものも、目的がわかればぴったりの収納方法が見つかりますよ。

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ライフオーガナイザー 中村佳子
ブログ: おかたづけのじかん