【手帳の選び方・使い方】苦手なタスク管理を克服!コクヨの薄型バインダーで情報満載のミニマムな手帳が完成


おはようございます。
ライフオーガナイザーで、現役会社員でもある手塚千聡です。

手帳選びのシーズンがやってきましたね。皆さんは手帳の使い心地に満足されていますか? 私は、長らく手帳難民でしたが、今年になって自分史上ベストな手帳にたどりつきました。今日は、薄型バインダーをアレンジしたそんな手帳をご紹介します。

■軽くて薄くて自由度の高いコクヨの薄型バインダーを活用

手帳は、共有用に一部デジタルも利用しますが、基本はさっと広げて一覧できるアナログ手帳派です。長らく市販のものを使っていましたが、今年からコクヨの「キャンパスバインダーA5(スマートリング)」を手帳にアレンジして使っています。

【手帳の選び方・使い方】苦手なタスク管理を克服!コクヨの薄型バインダーで情報満載のミニマムな手帳が完成

このバインダーの最大の魅力は、バインダーに不可欠な「紙を出し入れできる」機能は残しつつ、ほぼノートと変わりないほど、コンパクトなつくりになっているところ。

背表紙がないのでスッキリ薄くなり、とじ具も表紙もプラスチック(PVC)なので、必要なレフィルを入れても約130gという軽さです。これまで使っていた手帳は300〜500gもあった上に、ノートも一緒に持ち歩いていたので、これには大満足でした。

また、表紙は360度折り返せて、適度に堅さがあるので、立ったまま記入したり眺めたりするのに収まりがいいのも気に入っています。

【手帳の選び方・使い方】苦手なタスク管理を克服!コクヨの薄型バインダーで情報満載のミニマムな手帳が完成

ただ、一般的なバインダーと違って、多くレフィルを入れられません(最大収容25枚)。個人的には、30枚ほどを難なく入れられ、枚数制限がページを増やし過ぎる抑止力になっているので、デメリットとも言えないかもしれません。

そしてもうひとつ、人によりデメリットに感じるかもしれない点が、バインダーのとじ具。金属製や、開け閉めのスムーズを重視したバインダーに慣れていると、「弱くて壊れてしまうのでは」と心許なく感じるかもしれません。これも個人的には扱い慣れて気にならず、使い心地はおおむね満足しています。

■タスクページは日付だけの無地レフィルで、自由度と一覧性を確保

手帳をカスタマイズする上で、いちばん叶えたかったのは“タスク管理をできるようになること”。タスク管理のページはいたってシンプルです。無地のレフィルに手書きで日付を入れるだけ。縦半分に折り目をつけて、1ページに2日分のタスクを書けるようにしています。

上から会社員としてのタスク、下からライフオーガナイザーや家のことのタスクを書き、ゆるく分けています。タスクを書くのに十分なスペースがあるので、こまかいけれど忘れたくないタスクも、どんどん書き込めます。

【手帳の選び方・使い方】苦手なタスク管理を克服!コクヨの薄型バインダーで情報満載のミニマムな手帳が完成

見開き4日分のタスクは、予定日に終わらなくても、数日のうちに終えられそうならそのままに。タスクが終わるまで過去ページも残しておき、書き直す手間が省けました。先々のタスクが出てきたらページを足し、過去のページは処分します。

バーチカルタイプの手帳は、時間の“見える化”が魅力でしたが、タスクを一足飛びに時間に落とし込むのが、難しく感じていました。時間単位だと、予定どおり進まないことばかりで嫌になることも。ただ日付がないと、タスクの優先順位をつけたり、大きなタスクを細分化して振り分けたりするのに不便だったので、“日付だけが入ったフリースペース”というのが使いやすいポイントでした。

また、これまでの手帳では終わったタスクも持ち歩いている感覚がありましたが、バインダータイプにしたら、過去のページはどんどん捨てられ、「今必要なものだけを持てている」という実感も気に入っています。

■スケジュール管理はマンスリーで。夫婦間調整もスムーズに?!

スケジュール管理には、マンスリータイプのカレンダーレフィルを使っています。マルマンの「ルーズリーフダイアリー A5 月刊ダイアリー(見開きタイプ)」です。

見開きで1カ月が見渡せ、インデックスがついているので、見たい月にすぐにアクセスできるのも便利です。レフィルなのに手帳並のお値段!と思いましたが、インデックスがラミネート加工されていて、1年近く難なく使える丈夫さは魅力です。

【手帳の選び方・使い方】苦手なタスク管理を克服!コクヨの薄型バインダーで情報満載のミニマムな手帳が完成

就職して以来、スケジュール管理はバーチカルタイプタイプ一辺倒。ライフスタイルの変化に伴い、次第にビジネスタイムはバーチカルページ、プライベートはマンスリーページと使い分けていくようになりました。

今回の手帳カスタマイズでタスク管理を外に出すことで、日に数件のビジネスタイムのアポイントも、マンスリーに移行させることが無理なくできました。

ビジネスの予定もプライベートの予定もマンスリーに一元化すると、月単位でスケジュールのバランスを見渡せて、時間の使い方がコントロールしやすくなります。夫婦の残業日のバランスを取ったり、休みの日の外出や友人たちとの予定にメリハリをつけたり。夫の出張や休日出勤もしっかり見渡せるので、隙間を見つけて、「この日は少し残業させてね」という交渉材料にもしています(笑)。

今とこれから必要な情報を最大限入れて、ミニマムにまとめた“薄型バインダー手帳”。タスク管理にお困りでしたら、ぜひお試しください。

手帳選びに関する記事は、こちらでまとめて見ることができます:
【手帳の選び方・使い方】

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ライフオーガナイザー 手塚千聡
ブログ : 不機嫌にならない暮らし~会社員ワーママの、ラクしてシェアして、時間を生み出す暮らし術~