家事も仕事もラクに片づく!行動しやすい タスクボードは「分け方」に秘訣あり!(前編)

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おはようございます。
ライフオーガナイザーの秋山陽子です。

「もう少し、時間をうまく使うことができないかしら」。こんな思いを持ち始めて、

以前の記事:
>>必要なのは“紙とペンと付箋”だけ!簡単タスク管理で忙しい新生活を乗り切ろう

で紹介されていた足立さんと同じように、タスクを付箋で「見える化」。頭の中をスッキリさせることをやっています。

さらに今回、「見える化」したあとのタスクの「分け方」を変えたら、なんとやりたかったことができる「私じかん」が作れるように(笑)。時間もものと同じ!自分に合った「分け方」をすることで、雑用をさっさと片づけられるようになったり、時間のメリハリもついて作業の効率までもアップできるんだと実感!!

自分に合う分け方をどうやって見つけたのか、どんな効果をもたらしてくれたのか、前編・後編と2回に分けてご紹介します。

■手帳からボードへ!タスク管理の方法を変えてみる

以前の私は、毎日のスケジュールとタスクは手帳で管理していました。タスクを付箋に書き出し、手帳の中のweeklyに張り替え、日々のスケジュールに落とし込む方法です。

家事も仕事もラクに片づく!行動しやすい タスクボードは「分け方」に秘訣あり!(前編)

毎日やっていると、手帳の狭いスペースで張り替えることは意外とストレス(苦笑)。前回紹介した、「ワークスペース」を作ったことをきっかけに、「いつでも見ることができて、張り替えがやりやすいようにできないかな」っと、考え始めます。家にあったマグネットボードを使って試してみることにしました。

■「見える化」したタスクは、大きなボードで「分ける」練習

わが家にあったマグネットボードは、60cm×45cmのかなり大きいもの。看板のように貼りつけた付箋を見ると、「どんなことをしなければいけないのか」、いつでもタスク全体をひと目で見渡すことができるようになりました。

タスクの追加、削除、並べ替えも簡単にできるようになり、1つのタスクを細分化するようにもなりました。

家事も仕事もラクに片づく!行動しやすい タスクボードは「分け方」に秘訣あり!(前編)

手帳を使っていたときには、この付箋を色分けして管理。仕事、子ども、家事…、と最初にカテゴリーを決め、付箋の色を分けてタスクを管理する方法でした。

今回は、最初にカテゴリーを決めるのではなく、感覚で、空きスペースを使ってグルーピングしてみました。

家事も仕事もラクに片づく!行動しやすい タスクボードは「分け方」に秘訣あり!(前編)

グループになった付箋に違和感があれば、そこでまた感覚的に動かします。

どうやら感覚で分けると動かす手が速い(笑)、しっくりきます。今思えば、これが、「分ける」練習。こうして、分け直していくうちに、迷わず分けられるようになり、「自分に合った分け方」が決まりました。

さらに、なぜ、そのグループに分けたのかを検証。分け方の基準が見えてきました。

■作業する場所で分け、「ついで作業」も同じグループに

感覚でグループに分けた付箋を見ると、私は、その日の空き時間を考慮して、作業中のタスクから「今日やる分だけ」を取り分けていました。「今日」と「明日以降」といった、ざっくりした分け方ですが、全体を見渡せるので、急ぐものは左に寄せ、これまたざっくりと時系列に並べることもできます。

場所で分ける傾向があることにも気がつきました。

ボードでは、タスクを「家」と「外」で分けたり、家の中でも、パソコンを使うこと、デスクワーク、リビング、2階というように場所でまとめていました。

どうして場所で分けるのか….。それは、「ついで作業」がやりやすいからだと判明!!

こうして、分け方が確定してきたところで、タスクの収納ボードを作ります。毎月決まっているタスクは、マグネットシールを使ってプリントアウト。

家事も仕事もラクに片づく!行動しやすい タスクボードは「分け方」に秘訣あり!(前編)

ホワイトボードペンやシールを使って枠を作り、タスクボードの完成!!

今は、毎朝、このボードで予定を立てることからスタート!

自分の思考の流れに合わせて、行動しやすい「自分に合った分け方」に変えると、時間の整理だけでなく、行動面、感情面にも予想以上の効果がありました。この嬉しい効果については後編で、ご紹介しますね。

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ライフオーガナイザー秋山陽子
ブログ:うちらしく暮らしやすく シンプルing 

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