仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア


おはようございます。
ライフオーガナイザーの濱名愛です。

スマホのカレンダーアプリ、メモアプリ、紙の手帳にノートなどなど……。あちこちに散らばった情報は1カ所にまとめるほうがぐんと使いやすくなります。デジタルだけでは管理しづらいと感じている人のための「これ1冊でオーケー!」のファイル活用例をご紹介します。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

■あちこちに散らばった情報をこのファイル1冊に

スマホのカレンダーアプリやメモアプリは活用していますが、あちこちに情報が散らばるので、A4ファイル1冊に、仕事もプライベートも、日々必要なことすべてをまとめてみました。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

こうしてみると、今日明日、近い将来にやること、必要なことは、すべてこのファイルを見ればOKとなり、ずいぶん楽になりました。情報の分散が想像以上にストレスになっていたようです。

■忙しい毎日いつでもさっと対応したいから

おおまかな予定は、夫と共有のカレンダーアプリに入れていますが、あえて、当日朝にその日のタスクを確認するときは、手書きで、KOKUYOスタディプランナーのルーズリーフタイプに書き込みます。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

また、子どもの学校や放課後のスケジュール関係は、必要な予定をカレンダーアプリに入力し、Evernoteにプリントをスキャンしていました。とっさの予定変更やスケジュール調整をするときに、電話で話しながら、Evernoteに保存したプリントを探したり、カレンダーアプリを見るのがすごく苦手で、紙のプリントもこのファイルに差し込むことにしました。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

私は、ライフオーガナイザーの仕事と、夫が営むベーカリーの仕事もしており、一人でいくつものタスクを抱えています。しかも、自宅、店、子どもの習い事の送迎に、お片づけサポートのクライアント訪問など、移動が多く、あちこちでスキマ時間に仕事をすることも多いんです。

本当は、スマホやタブレット一つあればOK!にしたかったのですが、試行錯誤の結果、デジタルも活用しつつ、紙ファイル一冊を持ち歩くのが、今の私のベストのようです。

■「いま必要なモノ」を何でも分類してはさむ

私がこのファイルに綴じているものは次のようなものがあります。

・今日1日の細かな予定、TO DO 管理はルーズリーフタイプのKOKUYOスタディプランナー
・子どもの予定に関する学校や習い事のプリント
・仕事の現在進行中のプロジェクト用ノート、資料

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

・勉強会や興味ある資料やチラシ
・その他処理が必要な書類
・手書きレポートバッド

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

外出先の車やカフェで、自宅のワークスペースやダイニングテーブルで、どこでもこのファイルとペンを持ち歩けば、スキマ時間や子どもの送迎の待ち時間でも、サッと仕事にとりかかれます。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

これまでは、その日の予定やタスク、行先、空き時間によって、持ち出すモノが変わり、外出前に、考えて準備が必要だったり、出先で使いたいファイルを忘れてしまうこともありました。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

このファイル1冊にまとめるようになってから、出かける前の準備の手間が減り、出先でも時間を有効に使えるようになりました。

その分、あらゆる情報を詰め込んでいるので、分類は大切です。ファイルの中は、ジャンルごとにインデックスシートで仕切り、特に大切なページには、目立たせるラベルを作って貼っています。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

また、タスクが完了したもの、古くなった書類は、かさばらないように、順次このファイルから取り出して、自宅のほかのファイルに保管するか、廃棄します。

そうすることで、このファイルが最新で必要な情報だけの状態をキープできます。

■バラバラに保管するより、アクセスしやすい場所にまとめる

仕事やプライベートともに、メモアプリやノートなど、あちこちに情報がバラバラになっています。どこに何があるかわかっていても、何のアプリを開くか、どのノートを持っていくかなど、一瞬でも頭で考えるのは、ほんの少しのことですが、集中力を低下させたり、疲れにつながります。それを避けたくて、このスタイルになりました。

仕事もプライベートもこれ1冊! 忙しい毎日を楽にするファイル活用アイデア

また、紙の手帳やノートに、プリントや資料をはさみすぎて、パンパンになったり、何冊にも分けたファイルを持ち歩いて、バッグが重くなることもなくなり、今は、忙しい毎日をどうにか切り抜けやすくなってきた気がします。

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ライフオーガナイザー 濱名愛
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