【手帳の選び方・使い方】使える時間が一目でわかる! だからタスクもこなせる手帳の使い方

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おはようございます。
ライフオーガナイザーの長谷部敦子です。

10月の片づけ収納ドットコムでは、“手帳の選び方・使い方”を特集しています。
私が使用しているのは、Life Organize Planner(LOP)という日本ライフオーガナイザー協会が作成している手帳です(現在は協会会員のみ購入可能)。

前半にはライフオーガナイズの考え方を取り入れたページが盛り込まれていますが、メインはマンスリーとウィークリーバーチカルで構成されています。

今日は、いつも“すべきこと”に追われていた私が、ようやく自分で時間をコントロールできるようになってきた手帳の使い方をご紹介します。

使える時間が一目でわかる! だからタスクもこなせる手帳の使い方

■手帳は“自分への過度な期待”の調整役

私はとにかく時間の読みが甘く、これまで散々苦労してきました。今週できなかったことも、なぜか「来週ならできるはず!」と未来の自分を過信して、予定やタスクを詰め込み、苦しんだことも一度や二度ではありません。

そんな私が手帳を使うときに意識していることは、予定やタスクの量をとにかく“見える化”することです。自分が使える時間を意識しやすくし、無謀な計画を立てて自分にガッカリすることを避けるようにしています。

■忙しさは一目で判断! 情報はマンスリーに集約

予定やタスクの期限などの情報は全てマンスリーに集約。情報を集約することで、マンスリーに書いてある文字の量で忙しさが一目でわかります。

【手帳の選び方・使い方】使える時間が一目でわかる! だからタスクもこなせる手帳の使い方

予定は他人との約束ごとなので守るのはもちろんですが、タスクも私にとってはしっかり守りたい自分との約束ごと。自分との約束は、ついつい「いつかやろう」で後回しにしがちですが、月全体の忙しさが一目でわかるので、どこでタスクの時間を確保するか、作戦を立てやすくなります。

■4色ペンで、時間の使い方のバランスをチェック

マンスリーへの記入には4色ボールペンを使い、
青…仕事(売上に直接関係のあるもの)
黒…仕事(その他)・自分の予定
緑…家族に関すること
赤…タスク

と、内容によって色分けをしています。

【手帳の選び方・使い方】使える時間が一目でわかる! だからタスクもこなせる手帳の使い方

「売上につながる動きができているか?」「家族との時間を取れているか?」など、日々の行動に偏りがないかを一目で確認できるようにしています。
限られた時間をより理想のバランスで使うための小さな工夫です。

■見える化で気づいた! 1日は24時間ではない?!

丸1日在宅の日があると、つい「タスクはその日にやればいいや」と思ってしまいがち。でも実際は、「この日にやろう」と思っていたことの1/3もできなかった!なんてことも。

使える時間が一目でわかる! だからタスクもこなせる手帳の使い方

その原因は、1日に使える時間を具体的に把握できていないからでした。その対策として、ウィークリーバーチカルでは在宅時間をマーカーで囲むことに。こうすることで、“1日ある=24時間使える”と錯覚があったのが、実際に使える時間は“6時間”だということを実感できるようになりました。

ぱっと見で自分の時間を把握できる手帳の使い方にしたことで、「未来の自分がなんとかしてくれるだろう」という先送り癖を随分克服することができました。

あなたは生み出された時間で何をしますか?
何をしたいですか?

心地いい暮らしづくりに役立てれば嬉しいです。

ライフオーガナイザー 長谷部敦子
ブログ:生き方デザイン練習帖

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