おはようございます。
ライフオーガナイザーで、現役会社員でもある手塚千聡です。
お片づけのお悩みで、よく耳にするのが“書類の整理”。実は私も書類整理が苦手で、あとで見ようと思ううちに、書類の山をつくりがちでした。情報を分類したり、ファイリングを工夫したりしてきましたが、抜本的に効いたのがテクノロジーの活用。
今日はわが家で書類が溜まりにくくなった立役者のクラウドサービスとアプリについてご紹介します。
目次
■「Scanable（スキャナブル）」と「Evernote（エバーノート）」で紙の書類をデータ化する
「Evernote」は、クラウド上で、ノートやメモ、名刺などを管理できるウェブサービスです。スマホや自宅のPCなど、どの端末でも入力でき、すぐに同期されるのが便利で、私も以前から原稿の下書きをしたり、子どもの面白いおしゃべりをメモしたりと主にノートアプリとして活用してきました。
加えてここ数年利用しているのが、「Evernote」が提供する文書スキャナアプリの「Scanable（スキャナブル）」。
iOS端末：https://itunes.apple.com/jp/app/evernote-scannable/id883338188?mt=8
Android端末：https://play.google.com/store/apps/details?id=com.evernote&hl=ja
アプリを立ち上げるとスマホやタブレットのカメラ機能が起動し、書類の上にかざすと、自動検知＆補正して簡単な操作で「Evernote」に保存してくれます。スキャナーやプリンターがなくても、サイズの大きい書類でも、写真を撮る感覚で書類をデータ化できる手軽さが気に入っています。
実は使い始めの頃は、うまく検知されなくて使いにくさを感じていたことも。最近は精度が上がり、本格的にペーパーレス化の立役者になってくれています。
保存先の「Evernote」は高度な検索性も特徴です。テキストはもちろん、画像内の文字も検索できるので、ひとまずスキャンさえしておけば特段整理しなくても検索が可能です。タイトルをつけたりタグづけしておくと、さらに検索の精度が上がります。
私は容量を気にせず使え、さらにPDFやワードやエクセルなどのOffice系書類内も検索対象となる有料の「Evernoteプレミアム」を使っています。まずは始めてみようという方には無料版も十分おすすめです。「Evernote」と「Scanable」をダブルで使うことで、コストをかけずに手軽に家庭内のペーパーレス化を始めることができますよ。
■「あとで読み返すかも」「捨てるにしのびない」、そんな書類にこそ効き目あり
便利なテクノロジーを利用すると、情報のストックが気軽に大量できるので、紙ほどシビアに要不要の判断をする必要がありません。私にとって書類整理の難しさは、要不要が判断しにくいことだったので、この“シビアに判断しなくていい”のは大きなメリットでした。
たとえば子どもたちが幼稚園から持ち帰る、毎月のお便り。先生が手書きやイラスト入りで毎月の予定や子どもたちの様子を知らせてくれるものです。情報としては翌月になると不要ですが、「大きくなったら読み返したいかも」と処分には迷いがありました。
ほかにもおすすめの絵本を書いてくださる習いごとのお便りや、子どもたちの“おきゅうしょくがんばりひょう”などなど。すべてを残すとボリュームが出すぎてしまうけれど、捨てるにはしのびないものをデータ化することで、原本は未練なく処分できるようになりました。
子どもの書類以外には、金融機関のお知らせや人間ドッグの診断結果なども。わが家では、データでさえ残っていれば紙で残す必要はありませんでした。このように「後で見返すかも」「捨てるのがしのびない」「捨ててしまうのは不安」という理由で残していた書類が、増え続ける書類の結構なボリュームを占めていました。
ただし、手軽とはいえ、スキャンにも多少の手間はかかるので、すべてをペーパーレス化することは当面目指していません。不要なDMや一度読んだら読み返さないとすぐに判断できるものは、スキャンせずに処分しますし、冊子でまとまっている情報を、裁断してまでデータ化はしていません。
定期的に入ってくる情報をなるべくデータ化して増やさない一方で、原本を取っておきたいものは、「マネー」「ヘルスケア」「こどもたち」と分類してそれぞれにファイルボックスひとつを用意して保管をしています。中身は案件ごとにクリアファイルに入れるのみ。見返す頻度も低く、ラベリングも面倒なので、「この中を探せば見つかる！」くらいのゆるいしまい方をしています。
■家族とのシェアはアナログで
わが家では新たな書類が入ってきたら、まず一時置きのファイルボックスに入れるのがルール。家族や子どもの書類は、主に夫がスキャンを担当し、スキャンの終わったものには手書きでチェックを入れて箱に戻してくれます。
その後私が書類に目を通し、データ化さえしていればいいものは処分。それ以外に、たとえば幼稚園の行事予定や提出物の案内は、自作している“ファミリーカレンダー”に期日を転記してから処分。その他に要提出の書類や、運動会の開催概要やプログラムなど紙の方が一覧しやすいものは、「幼稚園」とラベリングした個別フォルダに入れて、用が済むまで保管しておきます。
今回調べてみると、カレンダーアプリと連携させたり、「Evernote」の公式カレンダーテンプレートがあったりと、スケジュール管理も含めて「Evernote」で完結することもできそうです。ただ、わが家の場合は子どもがまだ小さく、私自身もアナログ手帳派なので、皆で一覧できる“ファミリーカレンダー”での管理が今のところベターだと感じています。
なにはともあれ、定期的に入ってくる大量の情報を、手軽にデータ化でき、検索できる「Scanable」と「Evernote」は、どの書類を残すか、書類をどんなふうにしまうか、そんな“書類整理”の悩みをすべて手放せる可能性大です。書類整理にお悩みの方は、ぜひ一度お試しください！
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ライフオーガナイザー 手塚千聡
ブログ : 不機嫌にならない暮らし～会社員ワーママの、ラクしてシェアして、時間を生み出す暮らし術～
