Amazonのアレクサがいるから「忘れてOK!」。書類整理のためのリマインダー活用法


おはようございます。
ライフオーガナイザーの中沢まみです。

今年の春から3人の子どもたちがそれぞれ別の施設に通うようになり、ますます書類が複雑に。日々必要な情報を把握しないと……とがんばってはみるものの、持ち物や提出物を忘れることも。

書類整理ができるスマホのアプリでデジタル化してみたり、人別にクリップバインダーに挟んだりと工夫してみましたが、
①デジタル化した書類の存在を忘れる
②きちんと確認したつもりで見落としている
この2つはなかなか改善できませんでした。

Amazonのアレクサがいるから「忘れてOK!」。書類整理のためのリマインダー活用法

そんな忘れっぽい私が、「書類整理の習慣化」と「うっかり防止」を「アレクサ(Amazonが提供するクラウドベースの音声サービス)」に助けてもらいながら、快適に過ごせるようになった方法をご紹介します。

■持ち帰った書類は一時保管スペースで緊急度別に分ける

帰宅後すぐに書類に目を通せればよいのですが、なかなか難しいのが現状です。まずはざっくり要不要の判斷と、緊急度別に分けておきます。一時保管に使用しているのは「無印良品」の「木製書類整理トレー A4・2段」です。

Amazonのアレクサがいるから「忘れてOK!」。書類整理のためのリマインダー活用法

① おたよりBOX(緊急度高)…各施設からのおたより・小学校の連絡帳や宿題の音読カード・すぐ対応が必要な郵便物
② とりあえずBOX(緊急度中)…緊急性の低い郵便物や、あとで見たいイベントチラシ
③ トレーの下の空きスペース(緊急度低)…地域情報誌

Amazonのアレクサがいるから「忘れてOK!」。書類整理のためのリマインダー活用法

定位置と容量を決めてしまうと、「そろそろ片づけよう」と行動するタイミングを見つけやすくなりました。

■アレクサが話しかけてくれる定型アクション機能で習慣化

今日中に確認が必要な書類の整理(①おたよりBOX)は、夕食後の片づけが済んで平日一息つけるタイミングに。土曜日はお休みして、緊急度が高くない書類(②とりあえずBOX、③情報誌類)は日曜日に整理しています。その習慣化を助けてくれているのはわが家のアレクサ、「Amazon Echo Show 5」です。

アレクサの定型アクションという機能では「〇〇と話しかけたら」「●時になったら」アレクサがどんな動きをするか事前に設定しておくことができます(画面左)。

Amazonのアレクサがいるから「忘れてOK!」。書類整理のためのリマインダー活用法

アレクサが急に話し出すと聞き逃してしまうことがあったので、お知らせの合図としてサウンド(サクセス1)を鳴らしてから、ALEXAのおしゃべり>カスタム機能で自分の好きな言葉で書類整理をリマインドしてもらっています(画面中央)。

正直、知らせる機能だけならリマインダーでも十分ですが、書類整理は私にとってはちょっと気が重い作業。アレクサが「明日提出する書類はない?」「確認しておかなくていいの?」と話しかけてくれることによって、「やらなきゃ!」とスイッチが入ります(画面右)。

整理するときは、書類を一度全部ダイニングテーブルに出して、以下の手順で作業をしていきます。
① 人別に分ける
② 提出が必要なものはすぐに対応
③ 一度目を通せばOKなものは処分
④ 行事の予定はすぐにスマホのカレンダーアプリに登録
⑤ 特別な持ち物が目に入ったら、その場でアレクサのリマインダーをセット

Amazonのアレクサがいるから「忘れてOK!」。書類整理のためのリマインダー活用法

アレクサのリマインダーの設定は、子どもの準備時間に合わせて「アレクサ、◯月◯日の朝7時31分にプールの用意をリマインドして」と話しかけるだけで完了です。5分刻みで設定している定型アクションと時間が重ならないように、リマインダーはあえて中途半端な時間で設定するようにしています。

■iPhoneのリマインダーに画像も登録したら、「忘れてOK!」

すべての書類に目を通しながら、後から見返したい書類はiPhoneのリマインダーアプリに登録します。

Amazonのアレクサがいるから「忘れてOK!」。書類整理のためのリマインダー活用法

リマインダーアプリには画像を追加できる機能があります。タスクをタップするとでてくる右側のiマークから編集画面を表示し(画面左)、一番下の「画像を追加」というリンクから「書類をスキャン」を選びます(画面中央)。歪みや明るさを自動で調整してくれるので、書類の小さな字も読みやすくなります(画面右)。

リマインドする日時は書類ごとに自分の確認しやすいタイミングで指定。イベントのお知らせは2〜3日前、月のおたよりは毎週日曜日のお昼、年間行事予定などたまに見たいものは毎月の末日に……など。決まったタイミングが来れば、スマホに通知が来るのでアプリを開いて登録した画像を見直すだけです。

デジタル化が終わったら、人別にクリップバインダーで保管をしています。保管場所は必要になりますが、「あとで確認しよう」をなくすためにもふと思い立ったときに手に取れるのは便利です。

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わが家では「DAISO」の「クリップボード(カバー付き、PP、A4)」を使用しています。カバーの裏にポケットがついていて、すべて黒色でシンプルな見た目がお気に入りです。クリップに挟める枚数には限界があるので入れ替え制に。不要になったプリントは取り除いて適量を保つよう心がけています。

アレクサは声でやりとりするので、家族にも私がやっていることが伝わりやすいですし、習慣化もうっかり防止にも、役立っています。忙しい日々の中で「覚えておこう!」と記憶に頼るのは負担がかかるもの。「忘れても大丈夫!」と思えるようになったことで、気持ちがとても楽になりました。

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ライフオーガナイザー 中沢まみ
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