書類管理は、種類別に「アプリで管理」と「紙で管理」に分けるとうまくいく!


おはようございます。
ライフオーガナイザーの水谷のぶこです。

ちょっと油断したらためこんでしまいがちな書類。みなさん管理はどのようにされていますか?

私が現在うまくいっている方法は、書類の種類によって、アプリを使ってテキストで管理する方法と、紙で管理する方法を使い分けることです。それぞれがどうして管理しやすいのかを考えてみました。

書類管理は、種類別に「アプリで管理」と「紙で管理」に分けるとうまくいく!

■取扱説明書は「トリセツ」のアプリでスマートに管理

購入するたびに増えていく取扱説明書は、以前に「片づけ収納ドットコム」で紹介されていた、アプリ「トリセツ」でまとめて管理しています。

>>>簡単!無料!取扱説明書の管理は「トリセツ」で決まり

アプリに登録すれば、紙の説明書は手放せます。最初に登録するのに少し時間は必要ですが、おかげで、ファイルの中にたまっていた、すでに必要のない説明書も処分できました。スマホから簡単に検索できるのも便利です。

書類管理は、種類別に「アプリで管理」と「紙で管理」に分けるとうまくいく!

どうしても登録できないモノの説明書は、ファイリングしていますが、量がかなり減って、こちらも管理しやすくなりました。

■学校からのプリントは「紙管理」のほうがためこまない

学校や子ども関係のプリントも増えやすいので、アプリで管理をしてみたことがありました。

書類管理は、種類別に「アプリで管理」と「紙で管理」に分けるとうまくいく!

「いつでも確認ができて便利そう!」と思ったのですが、私の場合、手帳にも書きとめて確認するので、アプリを見ることがほとんどありませんでした。取りこむだけで、不要になったプリントのデータがたまってしまうだけでした。

そこで、アプリ管理はやめて、紙管理に戻し、手放すタイミングを次のように決めたらうまく管理ができるようになりました。

・見たらすぐ処分
チラシ、目を通しただけでよいお知らせ、わが家には関係ないプリントは、見たらすぐ処分しています。

・期日が過ぎたら処分
行事のお知らせなど、期日のあるプリントは、日付順にクリアファイルに入れています。新しくもらってきたプリントを、そのクリアファイルに入れるタイミングで、期日が過ぎているプリントは処分します。

・入れ替える
毎月の予定表、保健だよりなど、定期的にもらってくるプリントは、新しいものをもらってきたタイミングで、前月の分と入れ替えています。常に最新版で古いプリントは残りません。

・年度末に処分する
クラスだよりや学校新聞は、1年間はファイリングしておいて、学年が修了した年度末に一気に処分します。

書類管理は、種類別に「アプリで管理」と「紙で管理」に分けるとうまくいく!

■アプリ管理と紙管理を使い分ける基準

アプリ管理が便利な取扱説明書、紙のほうが管理しやすい学校プリント。
なぜなのかを考えてみました。

取扱説明書は、紙だとサイズや厚みが商品によって違います。サイズがいろいろだと収納しにくいので、アプリでテキストとして管理するほうが、スッキリと一元管理ができて便利です。

また、説明書は必要になる頻度が少ないので、紙で保管しておくより、アプリだと収納スペースもいりません。

書類管理は、種類別に「アプリで管理」と「紙で管理」に分けるとうまくいく!

学校プリントは、出入りのサイクルが早いです。子どもの数だけもらってくる枚数も増えます。提出するモノ、予定表、お知らせなど、いろいろなプリントがあります。

もともと、データの整理は苦手で、パソコンのメールもためがちなタイプの私です。次々ともらってくると、取りこむことばかりに意識がいき、削除することを忘れてしまいがちです。

私の場合は、紙でファイリングしておくほうが、まめにチェックができて、不要になったプリントも目につくので、処分ができます。

分けて考えてみると、書類が出入りするサイクルや量で、管理のしやすさが違うのだと気づきました。種類や保管期間でアプリと紙での管理を使い分けることで、たまりがちだった書類を整理できるようになりました。

書類がたまらない仕組みについてはこちらも参考に:
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ライフオーガナイザー 水谷のぶこ
ブログ:寺嫁のんさんのほどよい片づけと暮らしのまわし方


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