書類管理の「探しにくい、わかりにくい」の原因はコレ! 改善してよかった3つのこと


おはようございます。
ライフオーガナイザーのきづきともこです。

プリントや書類の管理が苦手でなかなかうまくいかず、「きれいに収納したい」と今までにいろんなファイルや収納用品を試してきました。うまくいっている人の収納方法を真似してみても、なんだか探しにくかったり、しまい込みすぎて大事なプリントの存在を忘れてしまったり。

そこで、「自分は何にストレスを感じているのか?」にしっかり向き合ってみることにしました。すると、ストレスの原因やうまくいきそうな方法が見えてきました。

■書類管理がうまくいかない原因はこれだった

「探しにくいな……」と感じていた原因は、「自分に合わない収納用品を使っていたこと」でした。SNSでよく見る個別フォルダーや、背表紙の無い薄いファイルは、めくりながら目的のファイルを探さなくてはならないのが、私にとってストレスだったのです。

書類管理の「探しにくい、わかりにくい」の原因はコレ! 改善してよかった3つのこと

また、学校の書類やプリントなど、「同じカテゴリーでも保管期間が違うものを一緒のファイルにまとめていたこと」も、管理を難しくさせている原因だと気づきました。

そこで、探しやすく、目的に合うファイルを使うように改善してみました。

■改善1:薄いファイルをやめ、背表紙のあるファイルを選ぶ

パッと見ただけで目的のファイルを探せるように、薄いファイルをやめ、背表紙にラベリングできるファイルを選ぶようにしました。

書類管理の「探しにくい、わかりにくい」の原因はコレ! 改善してよかった3つのこと

背表紙があるとないとでは、見つけやすさが大違い。めくって探さなくても中身が分かるので、目的のファイルを取り出しやすくなりました。

■改善2:保管期間別に分けて、目的に合ったファイルを選ぶ

家の書類と違い、学校の書類やプリントは「長期保管」と「短期保管」と、取っておきたい期間が違うことに気づきました。そこで、保管期間によってファイルの種類を変えてみることにしました。

一年を通して保管しておきたい「長期保管」の書類は、あとから見返しやすい「クリアポケットファイル」を。

書類管理の「探しにくい、わかりにくい」の原因はコレ! 改善してよかった3つのこと

とりあえず数週間から数カ月だけ保管しておけばよいお知らせプリントなどは、「Z型バインダー」を使うことにしました。

書類管理の「探しにくい、わかりにくい」の原因はコレ! 改善してよかった3つのこと

クリップ感覚で簡単に挟んだり抜いたりできるので、新しいプリントを挟むタイミングで必要なくなったプリントはすぐに処分。必要なプリントだけに厳選され、迷子になることもなくなりました。

■改善3:よく見るファイルは、投げ込んで積み重ねる方法にする

学校のファイルを整えたタイミングで、使用頻度の高いファイルの収納場所も変えました。学校や地域用のファイルは、その他の書類とは別に、よく目につくダイニングのシェルフに置くことに。

書類管理の「探しにくい、わかりにくい」の原因はコレ! 改善してよかった3つのこと

すきまに横向きに投げ込み、積み重ねておくだけ。見た目が雑然としないように、本当によく見る4冊だけここに置くようにしています。

立てるより簡単な投げ込む方法にしたことで、忙しいときにもさっと戻せるようになりました。

自分のストレスに感じていることに向き合って、ファイル選びや収納方法を決めることで、きれいに収めようとがんばっていた頃よりうまくラクに管理できるようになりました。

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ライフオーガナイザー きづきともこ
HP : 暮らしEDIT


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