50種類以上の書類でもすぐ出せる!探すのがぐっと楽になった「一覧表とナンバリング」の書類管理術


おはようございます。
ライフオーガナイザーの都築クレアです。

保管の必要な取扱説明書や保険の書類。管理の方法がいろいろあって迷いませんか? 大量の書類の出し入れを簡単にしたいならコレ!と言う方法を見つけたので、ご紹介します。

50種類以上の書類でもすぐ出せる!探すのがぐっと楽になった「一覧表とナンバリング」の書類管理術

■一覧表とナンバリングの組み合わせが楽!

書類管理は、向き不向き、好みによって、合う方法は人それぞれです。でも、大量の書類の中から、お目当ての書類をすぐに取り出したり、戻したりしたいなら、これがぴったりと思った方法が、一覧表とナンバリングの組み合わせです。

50種類以上の書類でもすぐ出せる!探すのがぐっと楽になった「一覧表とナンバリング」の書類管理術

これに気づいたきっかけは、マンションの取扱説明書のファイルでした。キングファイルにまとめてありましたが、そこに一覧表が入っていて、ナンバリングされていたのです。書類をファイルから外して、1から55番まで順番通りに棚へ収納。

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近くに一覧表を貼り、「一覧表で探してから、取り出して戻す」をやってみたら、今までは一体なんだったんだ、と思うくらい楽になったのです。

■「すぐに出せる戻せる」違いは、探すときの行動に理由があった

「どうしてこんなに楽に感じるんだろう?」と考えてみると、その理由は、探すときの行動にありました。

一覧表とナンバリングの組み合わせの場合、最初だけ一覧表で文字を追って、お目当ての書類を見つけておく必要がありますが、その書類が何番かを確認したら、取り出すときは、その数字を探せば良いだけなのです。

50種類以上の書類でもすぐ出せる!探すのがぐっと楽になった「一覧表とナンバリング」の書類管理術

数字なら、ちょっと引っ張り出すだけで見分けがつくので、棚から取り出して確認する必要もありません。

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これは、これまで私が実践していた文字でのラベリングや、同じカテゴリーの書類を一つのファイルボックスに入れるだけの管理方法と比べると、圧倒的な見つけやすさです!

考えてみると、戻すときにも「元の場所を探す」という探す行動をしているのですが、ここでも数字なので、すぐに戻す場所が見つかるのです。

50種類以上の書類でもすぐ出せる!探すのがぐっと楽になった「一覧表とナンバリング」の書類管理術

取り出すときにも戻すときにもやっていた、「探す」という行動が、ナンバリングによって、ぐっと見つけやすくなっているから、こんなにも「すぐ出せる戻せる」と感じるんだと気づきました。

■この書類管理の方法が向いているのはこんな人です!

私が思う、この方法が向いている人は、文字で探すことが苦手ではない方で、PC作業が苦にならない方。手書きが面倒で、ラベリングできるアイテムを揃えるのも面倒な方、または挫折した方(笑)です。

50種類以上の書類でもすぐ出せる!探すのがぐっと楽になった「一覧表とナンバリング」の書類管理術

一覧表は、PCに慣れていれば更新も簡単、ナンバリングも、数字なら市販のシールも豊富で、手書きしたとしても比較的簡単です。

一からこの仕組みを作るのは、少しハードルがありますが、マンションの取扱説明書など、すでに一覧表がついているものがあれば、ぜひ試して頂きたいと思うくらい快適です♪

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ライフオーガナイザー 都築クレア
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