じゃばら式のドキュメントファイルは使いにくい? 向いている書類、使いやすくする方法とは


おはようございます。
ライフオーガナイザーの東風平美穂です。

片づけのプロですが、実はファイリングや書類整理が苦手です。書類整理のためのファイルは多種多様で、何にどれを選んでいいのか迷ってしまいます。

100均や文具店でよく見る、細かい仕切りがたくさんあるじゃばら式のドキュメントファイルについて、どうして使いづらいのか、あらためて考えてみました。

じゃばら式のドキュメントファイルは使いにくい? 向いている書類、使いやすくする方法とは

そうして見えてきた、入れる書類の向き不向きと使いこなすためのルール。また、わが家での使用例と、使いやすくするためのちょっとした工夫をご紹介します。

■じゃばら式ファイルは、どうして使いにくいの?

じゃばら式のドキュメントファイルは仕切りがたくさんあるので、どこに何を入れていいのか迷います。インデックスで内容を明記しておかないと、探すときにもどこに何が入っているのかがわからなくなってしまいます。

じゃばら式のドキュメントファイルは使いにくい? 向いている書類、使いやすくする方法とは

それに、留め具のプラスチックボタンは、開け閉めにけっこうな力がいります。両手を使って開け閉めしたり、出し入れの際のアクション数が多いことも、使いにくいなと感じるところです。

また、入れる書類が小さいと、ファイルの底に沈んでわからなくなってしまうこともあります。

■向いているのは、あまり使わないけど保管が必要な書類

フタの開け閉めが必要なので、ひんぱんに使うものを入れると、出し入れがおっくうになってきます。また、ガバっと開いて入れやすく、マチがあるためたくさん入るのは良いのですが、重くなると出し入れが困難になります。ですので、ひんぱんに使うものや、大量の書類には向いていません。

向いているのは、不動産や保険の書類など、あまり使わないけれどしっかり保管しておきたい書類。ほかにも、月別や項目別に分けてまとめておきたいものが向いている書類です。

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その際、インデックスに内容物の記載をしておくことを忘れずに。ここを怠ると、あとで必要になったときに探すのが大変になってしまいます。

■使いにくさも、ちょっとした工夫で使いやすくなる!

わが家では、家電の取扱説明書と領収書入れに、じゃばら式ドキュメントファイルを使っています。
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インデックスにしっかりと内容物を書いておけば、必要なときにさっと取り出せるので、取扱説明書のようなたまに使うものの収納には、じゃばら式が最適です。

じゃばら式のドキュメントファイルは使いにくい? 向いている書類、使いやすくする方法とは

領収書は、100均のセクションファイルに入れています。月ごとに分けておきたいため、12ポケットのものを使っていますが、インデックスはペラペラで、目当ての場所を開くのが難しいんです。

じゃばら式のドキュメントファイルは使いにくい? 向いている書類、使いやすくする方法とは

そこで、大きめのクリップ2つを使い、今月の場所を開けておけるように取りつけておきました。これで、フタを開けてすぐに領収書を入れることができます。

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さらに、フタを開けるのがめんどうだなと感じるので、切り取ってみました。ふだんは引き出しに入れているので、フタ無しで問題ありません。ファイルを引き出しから取り出さなくても、ワンアクションで領収書を入れられるようになりました。

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