捨てるタイミングがわからない!? ためこみがちな明細書の保管ルールを見直そう

おはようございます。
ライフオーガナイザーの濱名愛です。

光熱費、医療費明細や給与明細書。いつまで保管が必要か、はっきりわからないため、ずっと持っていませんか？私は、自分なりのルールで保管していましたが、改めて調べてみると、もっと減らせることがわかりました。

■光熱費の明細は、いつまで保管すればいい？

毎月必ず届く光熱費明細は、水道代は5年保管、電気代、ガス代は2年保管が望ましいようです。

水道代の明細は5年保管が望ましい理由は、水道管故障などで急に法外な料金になった場合など、トラブル対応のために古いデータが必要となるようです。

わが家では、6年前の引っ越し以降の明細を保管していたので、直近5年分を残し、それ以前の明細は廃棄しました。

電気、ガス代は民間会社への支払いなので、2年保管が適しているようです。

昨年、電力会社を変更すると、紙の明細が一切無くなり、WEBやスマホアプリで電気代がチェックできるようになりました。今年と前年同月の光熱費は、ダウンロードしたPDF明細があれば、比較確認できるので、2年以上前の紙の明細は、すべて廃棄しました。

ガス代も同じように2年分を残し、古い明細は廃棄しました。

水道代、ガス代明細の昨年度分はホチキスでまとめ、手前に今年の明細を入れるようにクリアファイルに入れ、水道、ガスのクリアファイル2つを1つの光熱費用個別フォルダにまとめています。

医療費は、家族の合計が年間10万円以上で確定申告対象となりますが、わが家は今まで10万円を超えたことがありません。セルフメディケーション税制も対象になったことがありません。そのため、個別フォルダに、明細や領収書を投げ込むばかりで、ため込んでいました。気づくと数年分たまっていました。

そこで、去年までの明細は廃棄。今年分は、仕事の確定申告用レシートを入れる引き出しに、医療費明細用の引き出しを作りました。

こうすれば、確定申告のタイミングで合計金額を確認して、10万以下なら廃棄。申告なら、他の確定申告書類と一緒に保管すれば良いと気づいたからです。

もう15年も前の話ですが、2007年にニュースでも騒がれた年金記録問題以降、「給与明細は、年金をもらうまで長期保管すべき」と思っていました。今回、新たに調べてみると、さまざまな情報があって混乱しました。

結論としては、私は、年金をもらうまで保管することにしました。保管期限の考え方には、大きくわけて3つあり、自分で検討する必要がありそうです。

年金を受給するまでに、制度が変更になったり、確認したいことが発生するかもしれないので、念のため保管するという考え方。

「ねんきん定期便で厚生年金納付が確認できれば、長期保管は不要。給与不払い申立て期限が5年なので、給与明細保管は5年で十分」という考え方。

また、「確定申告する場合は、還付や控除の時効が5年間のため、5年保管が理想的」という情報もありました。

私は、今は個人事業主で給与明細はありません。会社員時代、一定期間は電子明細を受け取っていたため、Googleドライブに保存しています。

それ以前に、紙で受け取った約17年分は紙のまま保管しており、年金受給まで長期保管する予定なので、徐々にPDF化して紙は減らすつもりです。

ちなみに、給与明細と一緒に保管していた辞令、昇給通知、出産一時金の書類は廃棄しました。

紙でもデータでも、明細は毎月自動的に届くものも多いので、油断するとたまりがちです。電子化がどんどん進んでいる時代なので、世の中の法制度も変わってきています。最新の情報をときどきチェックしながら、保管ルールのアップデートが必要だと感じた明細のオーガナイズでした。

あなたは生み出された時間で何をしますか？
何をしたいですか？

心地いい暮らしづくりに役立てれば嬉しいです。

ライフオーガナイザー　濱名愛
HP :カタヅケシコウ