【書類整理】「分ける」ほうがよかった書類と「分けない」ほうがよかった書類とは？

おはようございます。
オフィスオーガナイザーの山岡志帆です。

「あれ、この書類はどっちに入れるのだっけ？」と、書類の分け方があいまいで、同じ種類の書類が点在してしまうことはありませんか？私はこれまで、必死に分けては失敗を繰り返してきました。

そして見えてきたのは、書類整理は「分けて上手くいく」場合と「分けないほうが上手くいく」場合があるということでした。

それに気づいてからは、手の抜きどころがわかり、心に余裕を持って書類を管理できるようになっています。

生活していると、急に書類が増えるタイミングがあります。たとえば入院、引っ越し、子どもの入学など。人生の一大イベントが発生したときです。

初めて見る書類は、どんな種類がどれだけ増えるのか予想できません。私がこれまで「分けて」失敗したのは、こういった急に増える書類ばかりだったのです。

たとえば、親の介護と入院で急に書類が増えたとき。「病院関係」と「介護関係」に分けようとしても、「あれ、介護施設での診察は？」など、どこに分類するかわからない書類が増え、それらが机に山積みに。けれども、山積みでも一カ所にまとまっていれば、少し探せば見つかり、困ることがなかったのです。

「急に増えた初めて見る書類は、分けないほうが探しやすいのかもしれない」と感じ、その後、親の死後手続きで書類が増えたときは、「ざっくり放りこみ方式でOK」としてみました。結果、やはりこまかく分けなくても困ることはありませんでした。

一つ忘れてはいけないのが、ひと段落したら中身を見直すこと。入院書類は退院後、入学書類は入学して数カ月経ったらなど、落ち着いたタイミングで残す書類（入院の場合、医療費の領収書など）を厳選し、長期保存用の収納場所に移動させています。

保険の書類、電気やガスの支払い契約の控え、家電の保証書など、長期保存書類は出入りの少ないことがほとんど。これらは、個別フォルダやクリアファイルを使って、種類ごとにこまかく分けています。

こまかく分ける一番のメリットは、最新版が届いたときに古いものと差し替えがしやすいこと。保険など毎年届く「契約内容のお知らせ」は、届いたときに去年のものと差し替え、家電の保証書は買い替えたときに古い家電分と差し替えます。

考えなくとも新旧の入れ替えができ、ラクに一定量をキープできます。

こまかく分けるのは面倒に感じますが、見直すたびに重複している書類に気がつき、書類の量はぐんと減りました。

こまかく分けている長期保存書類は、探す・戻すを楽にするため、ファイルボックスを人別に分けました。ボックスは「夫」「妻」「子ども」「家族共通」の4つ。内容別ではなく人別にしたことで、迷わず書類を探せています。

戻すときにも迷わないよう、タイトル部分の色を人別に決めています。同じ色のボックスに戻せばいいので簡単です。

今年は長女が小学校に入学。春は見慣れない書類のオンパレードでしたが、こまかく分けずざっくり保管にして、気持ち穏やかに書類と向き合えました。やっと学校の制度や一年間の流れがわかってきたので、年末は残す書類の見直しをする予定です。

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